15 tips om je (werk)dag productiever te maken

Met energie naar je werk gaan en met net zoveel energie weer terugkomen? Wie wil dit niet? Heb jij oINC Professional Organizing_productiever werken tipsok weleens van die dagen dat je uit je werk komt en denkt: deze dag had beter gekund? Er is iets aan te doen! Lees in mijn blog 15 tips en maak vanaf nu elke werkdag productief! Zo kan je met een goed gevoel op je werkdag terug kijken. 

Een goed begin is het halve werk

Tip 1: ‘s Ochtends direct 10 minuten focussen

Zet je wekker een kwartiertje eerder en neem even 10 minuten de tijd om te mediteren. Richt bijvoorbeeld je volle aandacht op de ervaring van het ademhalen. Het is een eenvoudige oefening, maar een die heel goed werkt. Tijdens het oefenen krijgen netwerken in je hersenen een enorme boost voordat je aan het werk gaat. Tijd die zich zeker terugbetaald in meer concentratie en focus. Dus in een hogere productiviteit.

Tip 2: ontbijten

Ontbijten helpt bij een succesvolle dagBegin je dag goed en zorg dat je lekker uitgerust en fit op de werkvloer verschijnt. Neem –bij voorkeur thuis- de tijd om goed te ontbijten. Ontbijt geeft je energie en je zorgt ervoor dat je hersenen goed aan het werk kunnen.

Tip 3: landen op je werk

Neem bij de start van elke dag 10 minuten om te ‘landen’ op je werkplek. Maak hiervan een vast routine bijvoorbeeld; koffie halen, collega’s (met aandacht) begroeten en de even op Nu.nl het laatste nieuws bekijken. Indianen zeggen over iemand die ergens komt binnenhollen maar met zijn gedachten nog bij de vorige gebeurtenis is: ‘zijn lichaam is er al, maar zijn geest nog niet’. De uitdaging is om een paar minuten voor jezelf te hebben voordat je echt aan de slag gaat!

Tip 4: scan kort je e-mail

 Spreek met jezelf af dat je aan het begin van je werkdag een van tevoren vastgestelde maximum tijd (bijvoorbeeld 10 minuten) besteedt aan het scannen van je e-mail. Zo kan je de e-mails eruit ‘vissen’ waar je op zit te wachten om verder te kunnen. En voeg n.a.v. je e-mail eventueel taken toe aan je to do lijst. Plan op een later tijdstip e-mail checken nogmaals in. Bijvoorbeeld net voor de lunch en om 16 uur ‘s middags. Voel je de tussentijd de aandrang om mail te checken, pauzeer dan kort. Door kort even stil te staan, ga je inzien dat je een keuze hebt. Impulsen komen en gaan, maar je beslist zelf of je iets met zo’n impuls wilt doen of niet.

Tip 5: check je agenda en to do lijst

INC Professional Organizing _productieve dagAls eerste kijk je naar je agenda en je to do lijst. Als het goed is heb je die de vorige dag, voordat je naar huis ging al gemaakt. Nu doe je de laatste aanpassingen. Zorg dat je weet welke belangrijke zaken er vandaag langs gaan komen. Verder is het fijn als je scherp hebt welke urgente klussen er in ieder geval gedaan moeten worden. Geef zeker prioriteit aan jebelangrijkste taak voor vandaag en voorkom dat je onder stress hieraan moet werken.

Tip 6: baas over je planning

Wellicht heb je weleens het gevoel dat het saai is om alles te plannen? Dat er weinig ruimte overblijft voor spontaniteit en creativiteit? Dit is juist niet het geval. Plannen maakt je juist rustiger, creatiever en meer mindful. Je kunt je geest open zetten, omdat je niet meer aan duizend andere dingen hoeft te denken. Hierdoor kun je je beter bij de dingen zijn, waar jij aandacht aan wilt besteden. Bovendien maak jij de planning en word je op deze manier minder geleefd door anderen.

Tip 7: Vergader pas na 10 uur

INC Professional Organizing_ productief werken

Zorg ervoor dat er het eerste uur van de werkdag geen vergaderingen zijn. Wellicht plan je dit zelf in, of kan je dit aangeven bij degene die dit regelt. Voor veel mensen is de start van de dag het meest productieve tijdstip. Gebruik dit uur dan om heel geconcentreerd te werken aan je belangrijkste/ lastigste/ uitdagendste klus van de dag. Of start de dag met DERK.

Tip 8: DERK

Ken je Derk al? Doe Eerst (de) Rot Klussen. Het eerste uur van je dag kan je ook de taak of taken oppakken, waar je als een berg tegenop ziet. Super fijn als je die af hebt. Zo dat hangt niet meer als blok aan je been de hele dag/week.

Gedurende de dag

Tip 9: Single tasken

Uit diverse onderzoeken blijkt: meerdere dingen tegelijk doen (multitasken) is veel minder effectief dan ze (snel) na elkaar te doen. Het is een hype: hoe meer dingen je tegelijk kunt doen, hoe beter, slimmer en dynamischer het lijkt. Je denkt singletaskingmisschien dat je goed bezig bent, maar je bereikt het tegenovergestelde van wat je wilt; je bent snel afgeleid en weinig productief en creatief. Zelf heb ik daar een keer een simpel testje in gedaan en jahoor het ging echt sneller als je eerst het ene doet en dan het andere. Wil je dit ook eens proberen, klik hier.

Multitasken helpt je dus niet verder. Richt je aandacht op 1 ding. Wees volledig aanwezig als je mailt, schrijft of overlegt. Wordt je afgeleid door het gesprek van je collega, of komt er een appje binnen, zeg dan ‘nee’ tegen jezelf en richt je aandacht weer op de taak waarmee je bezig was.

Tip 10: zit je vast? Loslaten van het probleem is de oplossing

Alsmaar blijven doordenken over een oplossing helpt je eigenlijk niet verder. Het druist in tegen hoe ons brein werkt. Beter is het INC Professional organizing_timemanagementprobleem opschrijven in één heldere vraag, bijvoorbeeld: Hoe kan ik mijn presentatie het beste beginnen? Heb je je vraag geformuleerd, laat ‘m dan los. De tijd doet nu het werk voor je. Je hebt het probleem als een soort aas in je onderbewuste uitgezet terwijl je vrolijk verder gaat met je normale bezigheden. Door ruimte te maken in je hoofd, dient de oplossing zich meestal vanzelf aan.

Tip 11: ontspan zo nu en dan tijdens je werk

INC Professional Organizing_tips voor productieve dagDe hele dag stressen op je werk komt je prestaties niet ten goede. Of zit je een tijdje alleen maar naar je computerscherm te staren, zonder dat er iets uit je handen komt. Ga dan bijvoorbeeld even een rondje koffie/thee halen voor je collega’s. Even je benen strekken en een praatje maken kan al voor wat ontspanning zorgen. Door korte breinpauzes in te lassen, wordt je productiever. Je brein grijpt elk rustmoment aan om informatie te verwerken. Met alle voordelen, een helder hoofd en creatieve ingevingen. Kan je de stress echt niet meer aan? Er zijn een aantal ontspanningsoefeningen (klik hier) die je makkelijk even tussen je werkzaamheden door kunt doen.

Tip 12: lunch niet op je werkplek

Neem elke dag een lunchbreak waarin je daadwerkelijk minimaal 15 minuten van je plaats gaat. Even naar buiten gaan om een rondje (eventueel met collega’s) te lopen werkt vaak ook positief. Na de lunch evalueer je kort de ochtend en plan je je middagactiviteiten.

 Einde van je werkdag

Tip 13: goed afronden, handig voor morgen

Neem aan het eind van elke dag 10 minuten om je klaar te maken de werkplek te verlaten. Reflecteer op wat er vandaag wel/niet gelukt is en wat je daarvan kan leren. Maak in grote lijnen je to do lijst voor morgen, zodat je met een gerust hart naar huis kunt. Je hebt immers overzicht over wat je morgen te wachten staat. Het is aan te raden dat je onderweg je werk echt achter je (en op kantoor) laat. Zodat je deze niet meeneemt naar je privésituatie, want daar zitten jij of ze er vast niet op te wachten.

Tip 14: gebruik je reistijd

De reistijd tussen je werkplek en huis is heel waardevol. In plaats van energie te verspillen over drukte, vertraging en files kun je die beter gebruiken om helderheid te ontwikkelen. Je zou een deel van je reistijd kunnen reserveren voor een INC Professional Organizing_efficient werkenmindfulnesstraining. Zet je radio en telefoon uit en richt je volledige aandacht op het auto rijden. Wees volledig aanwezig in het ervaring van het rijden, fietsen, of het reizen per openbaar vervoer. En laat opkomende gedachten los. Als we mindfull forenzen, verschijnen we helderder op ons werk, maar het is ook de perfecte manier om een drukke werkdag af te sluiten en de balans tussen werk en privé te versterken. Als je er ook echt bent als je thuis bent, rust je beter uit, geniet je meer en kun je de volgende ochtend weer gefocust aan je werkdag beginnen.

Tip 15: wil je meer tips

Wil je meer lezen over hoe je het beste uit jezelf kunt halen op de werkvloer, bestel dan hier het boek ‘Voorsprong door Focus – Verbeter je prestaties op het werk door Mindfulnesss’ van Rasmus Hougaard.

Een deel van de tips uit deze blog heb ik gebaseerd op een artikel uit: Flow, Nummer 3 – 2016.

Vind je het lastig om productief te zijn op je werk (en/of in het huishouden) en kan je hulp gebruiken, neem dan gerust contact met mij op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.