post

Absoluut met minder stress naar je vakantie toewerken, doe je zo!

Nog een paar weken en dan breekt de vakantietijd (weer) aan. Heerlijk om even weg te zijn en om de batterij weer op te laden. Helaas veroorzaakt vakantie ook vaak stress van tevoren. Je hebt het extra druk om al het werk af te krijgen en/of het over te dragen aan je collega’s. Ook thuis vragen de voorbereidingen tijd. Als je bovendien kinderen op crèche/school hebt, komt er vaak nog stress bij vanwege alle activiteiten in de laatste week voor de vakantie (zoals een musicals en het afscheidscadeau voor de leerkrachten). En bijvoorbeeld extra hulp die wordt gevraagd om de klas van je kind(eren) schoon te maken (en het schuldgevoel dat je krijgt, als je je daarvoor niet opgeeft). Hoe kan je het nou zo regelen dat je dit jaar wel relaxt op vakantie gaat? Ik geef je graag een aantal tips voor een tijdige en goede voorbereiding zowel op je werk als privé, om te voorkomen dat de vakantie je juist stress oplevert!

Maand voor vertrek @work

  • Begin drie tot vier weken voor je eerste vakantiedag met een planning. Inventariseer welke taken er liggen. En begin van achter naar voren te plannen.
  • Welke taken/projecten van vlak na je vakantie dienen nog voortijdig afgerond te worden en verdienen nu nog je aandacht?
  • Bepaal tijdig wat je aan wie overdraagt en geef dit direct door aan hem/haar. Zodat hij/zij dit kan toeINC Professional Organizing_opgeruimd op vakantievoegen aan de to-do lijst.
  • Blok nog voor je vertrek in de eerste week na je vakantie elke dag een paar uur om bij te werken. Dit voorkomt dat collega’s afspraken in jouw agenda plannen, waardoor je gelijk weer in de mallemolen terecht komt. Eerst de kan hebben om je overal weer in te lezen en dit creëert meer rust en overzicht.
  • Kijk naar wat je kunt afronden voor de vakantie en doe dat ook.
  • Kan je sommige werkzaamheden niet voor je vakantie afronden. Bespreek met je leidinggevende, opdrachtgevers of klanten wat eventueel later kan.
  • Neem een paar weken voor je vakantie geen/zo min mogelijk nieuwe werkzaamheden/klussen meer aan.
  • Zeg alvast nee tegen grotere projecten die nieuw binnen komen of neem zo min mogelijk nieuw werk aan. En plan de nieuwe werkzaamheden zo in dat er tijdens je afwezigheid weinig hoeft te gebeuren. Onder het mom van ‘zadel je collega’s of jezelf – als je ZZP’er bent – met zo min mogelijk extra werk op’.
  • Zorg dat belangrijke afspraken niet tijdens je vakantie of meteen na je vakantie worden gepland, maar één of twee weken later. Dit geeft je de tijd om je daarop voor te bereiden.
  • Stoot werkzaamheden af, of plan ze zo in dat er tijdens je afwezigheid weinig hoeft te gebeuren.
  • Heb je verschillende afspraken na elkaar, race dan niet van de een naar de ander, maar houdt ruimte voor het maken van aantekeningen tussen door. Met al te veel last minute afspraken vlak voor je vakantie ligt zaken vergeten op de loer.

Altijd bereikbaar?

We leven in een tijd waarin het een kunst is om onbereikbaar te zijn; terwijl mensen er juist wel steeds meer behoefte aan hebben om even geen telefoontjes en/of e-mails en/of What’sApp’s te hoeven beantwoorden. Toch gaan smartphones, tablet en laptops vaak wel mee op INC Professional Organizing_relaxt op vakantievakantie. En bijna overal is tegenwoordig Wifi. Zonder goede afspraken over bereikbaarheid gaat het fout. Wil je niet bereikbaar zijn, laat dat je leidinggevende, collega’s, opdrachtgevers of klanten weten. Neem de telefoon dan niet op en beantwoord mailtjes niet. Daarvoor heb je een out-of-office-reply  waarin je doorverwijst naar je waarnemende collega’s of het tijdstip waarop je wel bereikbaar bent. En meldt dit ook in je out-of-office-replay. Zo schep je geen verkeerde verwachtingen en dus ook geen extra stress om verwachtingen weer recht te zetten.

Zo nu weet je hoe je je werk geordend achter kunt laten. Maar thuis heb je ook nog het een en ander voor te bereiden.

Maand voor vertrek @home

  • Verzamel informatie over je vakantiebestemming, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan
  • Bespreek in Nederland alvast wat de plannen zijn van jou en van de mensen met wie je reist; dat voorkomt INC Professional Organizing_vakantiestressteleurstellingen (en stress) op jullie vakantieadres, als blijkt dat de één de hele vakantie alleen maar languit bij ’t zwembad wil liggen en als de ander juist alleen maar alle bezienswaardigheden in de omgeving wil zien.

Een goede en tijdige voorbereiding neemt stress weg

De voorbereiding is ook erg belangrijk. Begin zo’n vier weken voor vertrek met een checklist  met dingen die je nog moet regelen, aanschaffen of uitzoeken. Zelf gebruik ik al jaren een lijst via meenemen.nl

Het is handig als je voor je vakantie een bak hebt met spullen die je ieder jaar mee neemt. Zoals wegenkaarten, kussens voor de auto, een waslijn en/of bijvoorbeeld pannen en/of verloopstekkers. Check alles uit je vakantiebak. Lees hier meer over in mijn eerdere blog.

Begin vroeg met de voorbereidingen, zodat je de laatste dagen/ weekenden niet van winkel naar arts hoeft te rennen. Denk aan je:

  • Paspoort/ identiteitsbewijs
  • rijbewijsINC Professional Organizing_opruimen_structuur_overzicht
  • verzekeringen
  • medicijnen
  • goede zonnebril
  • lenzen
  • kleding (heeft iedereen nog goed zittende zwemkleding)
  • inentingen
  • tent
  • luchtbedden (zitten hier geen gaten of schimmel in bijvoorbeeld)
  • visa
  • vignetten
  • Check de website van de ANWB bijvoorbeeld. Daar kan je o.a. vinden dat het verplicht is om voor Frankrijk 2 alcohol test mee te nemen.

Maak van je reispapieren, paspoorten/ identiteitsbewijzen zowel een scan als een kopie. Handig om te hebben mocht er iets gebeuren op vakantie. Wellicht heb je ook wat aan deze handige vakantie apps.

Lezen

Hou jij van het lezen van tijdschriften? Koop dan nu al, net als ik, een aantal bladen die je leuk vindt, net voor je vakantie kan je vaak nog het nieuwste exemplaar ervan aanschaffen. Boeken lenen bij de bieb kan natuurlijk ook. Of installeer de vakantiebieb  op je telefoon of tablet. Dit staat garant voor gratis leesplezier voor de hele familie!

Maak van de thuisblijvers geen spoorzoekers!

  • Mail of geef de thuisblijvers de gegevens van je vakantieadres en/of je vlucht.
  • Zorg dat je iemand regelt voor je post, vuilnisbak, planten (tuin) en eventueel openen en sluiten gordijnen.
  • Heb je een huisdier regel dan een pension, of iemand die het diertje wil voeden en verzorgen.

Kinderen

Bereid je kinderen ook voor op de vakantie. Je kan vast via internet wat afbeeldingen laten zien. Een aftelkalender maken doet het ook altijd goed. Ook is het handig om alvast wat kleine cadeaus te kopen voor onderweg voor in de auto of vliegtuig. Van veel spelletjes heb je ook reisvarianten etc.

INC Professional Organizing_relaxt op vakantie met kinderenGaan je kinderen naar een opvang of school? En vind je het leuk om namens je kind een cadeau aan de leidsters/leerkracht te geven? Koop het dan nu al (online). Zelf heb ik bijvoorbeeld al eens iets ruim van te voren bij Rituals gekocht of een bon van de Hema en een tijdschriften bon vinden de meeste juffen ook geweldig om te krijgen (hopelijk lezen de juffen van mijn kids deze blog niet). Je kind zelf iets laten knutselen of tekenen is natuurlijk ook erg leuk.Relaxt op vakantie gaan_INC Professional Organizing

Waarom je beter op je laatste dag geen vergadering kunt plannen en waarom je eenmaal op vakantie het beste op een vast moment je e-mail en WhatsApp berichten kunt beantwoorden, lees je in mijn volgende blog!

Heb je hulp nodig om overzicht te houden deze laatste eindsprint naar de vakantietijd? Ik help je graag.

Ook biedt de vakantie misschien tijd om op te ruimen? Wil je het een goed doen en hierin tijdswinst behalen, schakel dan mijn hulp in. Lees hier wat een professional organizer voor je kan betekenen.

Veel succes met je voorbereidingen!